Por Albert Caballé Marimón*

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Este não é um tema relacionado à Defesa ou Assuntos Militares. No entanto, neste momento de adversidade causada pelo coronavírus/Covid-19, os prejuízos à economia do país poderão ser muito significativos. Assim julgamos pertinente divulgar conceitos empresariais relativos ao gerenciamento de riscos e continuidade de negócios. Embora muitas das ações aqui discutidas devam ser tomadas a priori, esperamos que possam de alguma forma contribuir para minimizar impactos nos negócios que, em última instância, afetarão a saúde e o bem-estar das pessoas.

Uma pandemia é uma doença infecciosa que se espalha rapidamente e pode representar uma ameaça global. Pandemias podem criar caos social e econômico, causar graves impactos em operações comerciais, interromper cadeias de suprimentos e causar alto absenteísmo. Tudo isso pode atingir a capacidade de uma empresa de atender a seus clientes.

Gerenciar as ameaças e riscos impostos por uma pandemia é fundamental para a sobrevivência de uma empresa. Uma correta avaliação de riscos e um plano de continuidade de negócios pode ajudar a gerenciar os impactos causados por uma pandemia e reduzir ou minimizar prejuízos. É claro que muitos dos conceitos apresentados neste artigo deveriam ter sido tomados com antecedência a uma pandemia como a atual. Este tipo de planejamento é mais comum em empresas de maior porte, notadamente multinacionais, com maior estrutura.

No entanto, espera-se que, passada esta crise, os empresários brasileiros possam tomar a experiência como aprendizado e estejam melhor preparados para próximas crises que, infelizmente, poderão vir a ocorrer.

Outro ponto importante é que nem todos os conceitos e sugestões apresentados aplicam-se a todo e qualquer negócio. Cabe a cada gestor avaliar seus riscos e possibilidades e planejar de acordo com a sua realidade, inclusive considerando a hipótese de contratação de seguros, tais como de responsabilidade civil para administradores e diretores, responsabilidade civil profissional, risco de crédito, garantia de performance, entre outros.

No caso de contratação de seguros, atentar sempre para cláusulas específicas relacionadas a crises desta natureza; geralmente situações de pandemia ou casos de força maior não estão cobertos, e especialmente após a crise atual deve haver maior atenção na contratação de futuras apólices, pois poderá haver uma tendência de inclusão de cláusulas de exclusão específica para a COVID-19.

Especialmente no caso de seguros contra interrupção de negócios (lucros cessantes), dificilmente cobrirão interrupções relacionada a uma pandemia. No entanto, dependendo da redação dos termos e condições de cada contrato, podem estar sujeitos a divergências de interpretação. Nestes casos é importante contar com a assessoria de profissionais especializados.

A avaliação deve ser cuidadosa

Um plano de continuidade deve detalhar a estratégia de gerenciamento de riscos e proporcionar uma análise de impacto nos negócios. Deve descrever como a empresa irá responder a um incidente, estabelecer um plano de recuperação e definir políticas e procedimentos para gerenciar a equipe e as comunicações durante a crise.

O que é uma pandemia?

Uma pandemia é uma doença infecciosa generalizada que se espalha rápida e amplamente entre populações humanas ou animais. As pandemias geralmente estão relacionadas a um vírus, como por exemplo a gripe H1N1. Quando um vírus é novo ou desconhecido, caso do atual Covid-19, uma grande parte da população torna-se altamente suscetível à infecção.

Uma pandemia severa pode atrapalhar seriamente uma sociedade e sua economia. Pode sobrecarregar o sistema de saúde de uma nação e prejudicar seu comércio. Pode forçar organizações a tomar medidas extraordinárias em relação a seu pessoal. A disponibilidade de produtos e serviços pode ter que ser reduzida ou mesmo interrompida. Todas essas ações, claro, têm impactos financeiros para empresas e governos.

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Plano de continuidade de negócios para uma pandemia

O planejamento para o gerenciamento de riscos gerados por uma pandemia e continuidade das atividades comerciais de uma empresa deve começar com antecedência e contemplar quatro fases:

• Prevenção;
• Preparação;
• Resposta;
• Recuperação.

Um plano de continuidade de negócios estabelece como se preparar para uma pandemia e como continuar a operar após o desastre. Isso ajudará a minimizar o tempo de recuperação e a reduzir os prejuízos econômicos. O planejamento deve incluir:

• Identificação dos principais produtos e serviços e o que é necessário para manter a cadeia de suprimentos;
• Preparação de planos de contingencia e treinamento da equipe, como opções de trabalho remoto (home office) ou em outras localidades, planejamento de sucessão e habilidades cruzadas entre a equipe;
• Proteção da saúde da equipe;
• Desenvolvimento de uma estratégia de comunicação para funcionários, clientes e fornecedores;
• Avaliação de implicações financeiras, tais como fluxo de caixa, aumento de custos e seguros;
• Previsão de uma agenda de testes e atualizações periódicas do plano.

O plano deve incluir também os seguintes elementos:

Plano de gerenciamento de riscos

Identificação dos riscos, avaliação do seu potencial impacto e desenvolvimento de estratégias para gerencia-los.

Análise de impacto nos negócios

Avalia como os riscos identificados no plano de gerenciamento de riscos podem afetar as operações comerciais. Deve identificar as atividades críticas para a sobrevivência do negócio e priorizar o que deve ser feito para mantê-las.

Plano de resposta a incidentes

Descreve ações para limitar a perda de vidas e propriedades antes, durante e imediatamente após uma pandemia.

Plano de recuperação

Visa reduzir o tempo de recuperação e minimizar os prejuízos após uma pandemia. Estabelece prazos para a retomada das operações rotineiras.

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Gerenciamento de equipes durante uma pandemia

Durante uma pandemia, órgãos governamentais e empresas devem garantir que as ações de informação, aconselhamento e gerenciamento das equipes sejam claras, relevantes, oportunas e precisas, a fim de:

• Reduzir pânico, angústia e histeria;
• Minimizar o absenteísmo;
• Garantir um retorno ordenado às operações de rotina.

Um empregador tem obrigações legais para com sua equipe que devem fazer parte do plano de continuidade de negócios. Neste artigo, não iremos entrar no mérito do cumprimento da legislação trabalhista, por exemplo, no que tange à saúde e segurança dos funcionários. Assumimos que essa questão está implícita nas atividades de qualquer empresa estabelecida.

Isto posto, independente da legislação vigente, a empresa deve proporcionar as melhores condições possíveis para que sua equipe desempenhe suas atividades com o máximo de qualidade e eficácia, em prol da própria sobrevivência do negócio. Isso inclui um local de trabalho seguro, estrutura e equipamentos apropriados à atividade, processos bem definidos e eficientes, treinamento adequado e preparação para contingências.

Planejamento e preparação prévia darão à empresa condições de responder adequadamente a emergências. Isso pode incluir equipamentos de proteção individual associados à segurança do local de trabalho durante uma pandemia, tais como como luvas e máscaras. Algumas perguntas devem ser respondidas: os funcionários dispõe de estrutura para trabalhar remotamente? Suas atividades permitem esse regime de trabalho? Eles possuem treinamento para tanto? Sabem o que fazer e quem contatar em caso de necessidade? Quais são os planos de backup?

Treinamento

A equipe é o ativo mais valioso de uma empresa, especialmente num momento de pandemia. É essencial que o pessoal tenha as habilidades e os conhecimentos requeridos para desempenhar seu trabalho adequadamente, inclusive para cobrir possíveis baixas. Os funcionários precisam saber como realizar as atividades com segurança e eficiência. Isso é um fundamental para o sucesso de uma empresa, principalmente num momento de crise.

Trabalho remoto (Home Office)

Os arranjos de pessoal durante uma pandemia podem incluir o trabalho remoto (home office). Isso pode ser necessário para manter serviços vitais. O equipamento, tecnologia e o suporte técnico precisam estar preparados e em boas condições de operação. Dependendo do caso, pode ser necessário que os funcionários precisem saber como operar instalações como videoconferência ou outras facilidades ou tecnologias. Isso pode exigir treinamento especializado.

Plano de comunicações

Uma pandemia requer uma resposta coordenada de governos, empresas e outras organizações e indivíduos. Isso não acontecerá sem uma comunicação eficaz. Um plano de comunicação eficaz deve contemplar aspectos internos e externos à empresa. Pode ser necessário incluir informações relativas a órgãos do governo.

O plano deve atender às necessidades de informações de diversos públicos – funcionários, clientes, fornecedores e outros – durante as quatro etapas do planejamento de pandemia. Um ponto importante é que o plano de comunicação deve informar, e não causar estresse ou alarme. Sua equipe deve saber:

• O que está acontecendo;
• O que está planejado;
• Onde obter mais informações;
• Quem deve fazer o quê e quando.

Os meios de comunicação podem incluir:

• Newsletters e boletins regulares de notícias usando diversas mídias com informações das ações planejadas e as atividades necessárias a cada passo;
• Centros de informações (call centers ou websites) para proporcionar informações atualizadas;
• Conforme o caso, atendimento a grupos culturais e linguísticos diversos e pessoas com necessidades especiais;
• Artigos de interesse especial (fatos sobre a doença, higiene básica, medidas preventivas, o que fazer se estiver doente, etc.).

Pessoal-chave

O pessoal de nível sênior deve ter responsabilidades específicas durante uma crise. Por exemplo, deve haver um gerente de comunicações, um gerente de pandemia (por exemplo, para distribuição de equipamento de proteção, ou medicação e antivirais se for o caso), um gerente de logística (para coordenação de serviços e arranjos especiais de crise). A comunicação regular e coordenação entre essa equipe é fundamental. Pode ser importante também saber como entrar em contato com o pessoal de saúde do governo.

*Albert Caballé Marimón possui formação superior em marketing, é fotógrafo profissional e editor do blog Velho General. Já atuou na cobertura de eventos como a Feira LAAD, o Exercício CRUZEX e a Operação Acolhida. É colaborador da revista Tecnologia & Defesa e do Canal Arte da Guerra, onde, entre outras atividades, mantém uma resenha semanal de filmes e documentários militares. Entre suas atividades, já proferiu palestras para os cadetes da Academia da Força Aérea. Pode ser contatado através do e-mail caballe@gmail.com.